Mit nur 2 Klicks zum gesuchten Dokument – die intelligente Dokumentenlenkung

ONTIV Q.Doc sorgt für ein schnelles Auffinden relevanter Informationen, situationsbedingt und punktgenau. Dabei wird der administrative Aufwand auf ein Minimum reduziert. Dokumente werden zur Verfügung gestellt, wie sie im täglichen Ablauf auch benötigt werden, zielgenau auf die einzelnen Tätigkeitsbereiche abgestimmt – Zufriedenheit bei Mitarbeitern, Kunden und Auditoren.

  • Schnelles Finden durch 2-Klick-Strategie

    Mit der 2-Klick-Strategie wird ein gesuchtes Dokument mit nur zwei Mausklicks erreicht. Durch gruppenbassierte Verteilung, dem Schnellzugriff und der optimierten Volltextsuche sind die Wege kurz und Gesuchtes wird auch sofort gefunden.

  • Immer der richtige Empfänger

    Sie wollen sicherstellen, das nur derjenige Ihre Dokumente liest, für den sie auch bestimmt sind. Eine Verteilung Ihrer Dokumente erfolgt deshalb nur an individuell zusammengesetzte Gruppen und Abteilungen – und stets nur nach der Dokumentenfreigabe.

  • Alles auf einen Blick

    Sie arbeiten z.B. im Einkauf und möchten auf einen Blick alle Einkaufsleitfäden, Budgetplanungen oder Lieferanteninforma-tionen abrufen? Nur ein Klick auf die Gruppe „Einkauf“ und alle passenden Dokumente werden sofort angezeigt.

  • Schluss mit Verwirrung!

    ONTIV Q.Doc hat keine klassische Ordnerstruktur, sondern verknüpft jede Datei mit beliebig vielen Arbeitsgruppen. Jedes Gruppenmitglied hat so stets die aktuelle Version zur Verfügung.

ONTIV Q.Doc

Dokumente finden, bevor Sie danach gesucht haben. ONTIV Q.Doc kann viel mehr, als nur Ihre Dateien verwalten. Unsere durchdachte Benutzeroberfläche lässt Sie mit nur zwei Klicks ans Ziel gelangen, statt in komplizierten Ordnerstrukturen das richtige Dokument und den richtigen Speicherort herauszufinden. Verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche und stecken Sie Ihre Energie in Projekte, die Ihnen wichtig sind. Ein perfekt aufeinander abgestimmter Workflow, der über Jahre in der Praxis erprobt und immer an die aktuellen Anforderungen angepasst wurde, sorgt für einen rundum reibungslosen und durchdachten Ablauf.

Gruppenbassierte Verteilung an den jeweiligen Arbeitsbereich

Mitarbeiter arbeiten in Teams, Funktionsbereichen, Abteilungen, an Maschinen oder auch in anderen Zusammenschlüssen. Da ist es nur konsequent, dass eine Verteilung von relevanten Informationen bereichs- bzw. mitarbeiterbezogen erfolgt. In ONTIV Q.Doc bestimmen Sie selbst, wie sich die Gruppen zusammensetzen, nach denen die Verteilung erfolgt. So haben Sie immer im Griff, wer welche Dokumente zu sehen bekommt.

Permanente Verfügbarkeit von Verknüpfungen zwischen den Inhalten

Unsere Permalinks sorgen für einen reibungslosen Ablauf, denn sie pflegen sich quasi selbst. Wurde einmal eine Verknüpfung zwischen zwei Dokumenten hergestellt, so kontrolliert sich diese von alleine und es kommt immer das zuletzt freigegebene Dokument zur Anzeige. Sollte eine Verknüpfung nicht mehr benötigt werden, so kann diese natürlich auch jederzeit entfernt werden. Dokumente mit neuerer Revision bleiben so zudem immer auf dem neusten Stand – es entstehen keine Duplikate.

Mit der ONTIV Q.Doc-App
von überall aus arbeiten

Mit unserer mobilen App für Android und iOS sind alle wichtigen Dokumente und Tages-LAs (nur Rail) auch unterwegs und ohne Internetverbindung immer sofort zur Hand. Lesebestätigungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter wichtige Informationen sicher zur Kenntnis nehmen und die Splitscreen-Ansicht ermöglicht die übersichtliche Darstellung von mehreren Dokumenten zur gleichen Zeit.

Ein perfekt aufeinander abgestimmter Workflow

  • Erstellen Sie Ihr Dokument entweder über die Dokumenten-vorlagen oder über das in Q.Doc integrierte MS Office, so wie Sie es gewohnt sind. Zusätzlich wird automatisch eine PDF-Datei Ihres Dokumentes erzeugt.

  • Über den Zugriff auf Ihr Dokument haben Sie die uneingeschränkte Kontrolle. Sie integrieren Ihr Dokument in individuell angelegte Gruppen und Zuständigkeitsbereiche, auf die nur die gewünschte Personengruppe Zugriff erhält.

  • Auch der Prüf- & Freigabeprozess wird von Ihnen individuell festgelegt. Erst wenn alle Prüfer das Dokument für gut befunden haben, ist es für andere Anwender zur Verwendung freigegeben und im Zugriff.

  • Die Verteilung erfolgt ebenfalls in die für Ihr Dokument festgelegte Gruppe. Über das neue Dokument kann per E-Mail automatisch informiert, und eine Lesebestätigung eingefordert werden.

  • Durch permanente Verknüpfungen Ihrer Dokumente in Q.Doc durchläuft eine Revisionierung den nötigen Freigabeprozess. So sind Ihre Dokumente immer auf dem aktuellen Versionsstand – es gibt keine unnötigen Duplikate und überholte Versionen.

Diese Vorteile bietet ONTIV Q.Doc

Sparen Sie sich das Durchforsten von Ordnerstrukturen und finden Sie Dokumente, Kommentare und Prozesse mit unserer Volltextsuche blitzschnell wieder.

Für jedes Dokument können Sie beliebig viele Prüfer bestimmen und vor der Veröffentlichung bis zu drei Prüfinstanzen festlegen. So können Sie sicher sein, dass alle Informationen absolut korrekt sind.

Haben Sie Dokumente, die Sie besonders häufig nutzen? Über unsere Linkboxen haben Sie sofortigen Zugriff auf Ihre Favoriten.

Versenden Sie Nachrichten an die Ersteller direkt aus dem Dokument heraus und geben Sie sofort wertvolles Feedback.

Mit der automatisch erzeugten PDF-Version können verschiedene Revisionen und Versionen ganz einfach miteinander verglichen werden. Q.Doc hebt außerdem alle Änderungen optisch hervor.

Durch das einfache Management von Leserechten legen Sie genau fest, wer auf Ihre vertraulichen Dokumente zugreifen darf.

Bei persönlichen Neuerungen werden Anwender zuverlässig per E-Mail informiert, z.B. wenn ein neues Dokument in Ihren Gruppen verfügbar ist, eine neue Aufgabe zugewiesen wurde oder Dokumente zur Prüfung vorgelegt wurden.

Legen Sie Gültigkeitszeiträume für Dokumente an, lassen sich diese rechtzeitig zur Prüfung vorlegen und verpassen Sie nie wieder eine Frist. Über Gültigkeitsreports können Sie genau erkennen, was zur Prüfung und Überarbeitung ansteht.

Setzen Sie Dokumente in Beziehung und werden Sie benachrichtigt, wenn eine Änderung an einer verknüpften Datei erfolgt. Gibt es beispielsweise ein Dokument in mehreren Sprachen, werden automatisch die Übersetzer benachrichtigt, sobald in der Originaldatei etwas verändert wird.

Warten Sie nie wieder vergeblich auf eine Freigabe, weil ein Prüfer gerade Urlaub hat oder kurzfristig erkrankt ist! Mit dem Stellvertretermanagement werden Anfragen automatisch weitergeleitet, wenn keine Reaktion erfolgt.

So können Sie ganz leicht Leserechte und Zuständigkeiten für eine große Zahl an Mitarbeitern verwalten.

Ein Dokument kann mehreren Kategorien zugeordnet werden. So vermeiden Sie doppelte Dateien, Ihre Dokumente sind immer auf dem neuesten Stand und IMS wird zum Kinderspiel.

Legen Sie an zentraler Stelle fest, wer wo etwas einstellen, verändern, herunterladen oder einsehen darf. Sensible Inhalte werden so zuverlässig vor unerlaubtem Druck oder Vervielfältigung geschützt.

Erreichen Sie durch LDAP Dynamic einen permanenten Abgleich zwischen dem Active Directory und der Verwaltung von ONTIV Q.Doc. So reduziert sich die Administration und Pflege des Systems auf ein Minimum.

Betreiben Sie mehrere Standorte getrennt voneinander auf einem gemeinsamen Server. So sehen Ihre Mitarbeiter nur die Informationen, die für Ihren Standort relevant sind.

In Zusammenarbeit mit ONTIV Social
kann Ihre Dokumentenlenkung noch mehr!

Anwendungsbeispiele:

Briefvorlagen

Hinterlegen Sie Ihre
Vorgaben für Ihren Schriftverkehr nach
Innen und Außen

QM-Dokumente

Entwickeln Sie
Dokumente für Ihr Qualitätsmanagement und stimmen diese gemeinsam ab

Betriebsanleitungen

z.B. Bedienungsanleitungen
für das Führen Ihrer
Maschinen oder für andere Produktionsabläufe

Vorgaben-Dokumente

Ob Streckenplan
oder Compliance Richtlinie,
in Q.Doc ist jede Vorgabe
richtig verteilt

Vorteile der ONTIV Suite

Ihr Organisations-Management immer im Blick

Die ONTIV Suite vereint Ihr gesamtes Organisations-Management in einer einzigen Software-Oberfläche. So haben Sie schnell und unkompliziert alle Informationen sowie Ihr benötigtes QM, BPM und CMS im Gesamtüberblick.

Zentrales Datenmanagement in virtuellen Räumen

Sie legen beliebige virtuelle Räume an, deren Zugriffsrechte und zugewiesene Aufgabenverteilung eindeutig geregelt werden kann. Verschiedene Möglichkeiten der Oberflächen-Darstellung, sei es als Listenansicht, Kanban oder Detailansicht, schneiden die Suite auf Ihre bevorzugte Optik zu.

Ihre individuelle ONTIV Suite

Neben den 3 vorkonfigurierten Modul-Paketen – ONTIV Business, ONTIV Health und ONTIV Rail, können Sie Ihre ONTIV Suite ganz einfach bedarfsgerecht aus der Basisversion ONTIV Social und weiteren ergänzbaren Modulen zusammenstellen. Ganz nach den Bedürfnissen Ihrer Unternehmensstruktur!

Kollaboratives Management

Die ONTIV Suite bietet mit einem firmeninternen Social-Netzwerk individuelle Einbindungsmöglichkeiten Ihrer Mitarbeiter in Unternehmensabläufe. Durch die gesamtheitliche Software-Lösung in nur einer Bedienoberfläche entstehen kurze Kommunikationswege, eine gesteigerte Motivation zur Zusammenarbeit, zeitnahe Feedbacks und eine höhere Maßnahmenakzeptanz. So schaffen Sie bei Ihren Mitarbeitern eine motivierende Arbeitsatmosphäre und eine deutlich höhere Leistungsbereitschaft sowie gesteigerte Innovationskraft.

Ressourcenschonende Abläufe

Die ONTIV Suite ermöglicht Ihnen, Ihr komplettes Organisations-Management ganzheitlich zu bewältigen. Es entfällt unnötige, konventionelle Bürokratie wie der Wechsel zwischen verschiedenen Programmen sowie die bisher oft übliche Zettelwirtschaft. Sie sparen nicht nur Ressourcen, sondern auch enorm viel Zeit.

Amortisierung in kürzester Zeit

Unter dem Motto „gemeinsam statt einsam“ bündelt die ONTIV Suite Ihre Organisations-Management-Themen in einer Software. Es entfallen Kommunikationshürden zwischen den unterschiedlichen Lösungen sowie ein ständiger Wechsel zwischen Softwareoberflächen. Ihr Wechsel zu der ONTIV Suite rentiert sich binnen kürzester Zeit.

Unser kostenloses Webinar

Unsere Mitarbeiter geben Ihnen gerne eine persönliche Einführung in die wichtigsten Funktionen unserer Software. Auf diese Weise können wir problemlos auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingehen und direkt auf Anfragen und Wünsche reagieren. Das Webinar ist völlig kostenlos und unverbindlich. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin! Teilen Sie uns Ihre Kontaktdaten und Terminwünsche mit und wir werden uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen, um eine passende Zeit für das Webinar zu finden.