Das Suchen hat ein Ende!

Dokumentenlenkung statt langes Suchen

mit ONTIV Q.Doc

Dokumente finden, bevor Sie danach gesucht haben: ONTIV Q.Doc kann viel mehr, als nur Ihre Dateien verwalten. Unsere durchdachte Benutzeroberfläche lässt Sie mit nur zwei Klicks ans Ziel gelangen, statt in komplizierten Ordnerstrukturen das richtige Dokument und den richtigen Speicherort herauszufinden. Verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche und stecken Sie Ihre Energie in Projekte, die Ihnen wichtig sind.

 

Mit nur zwei Klicks zum Ziel

Unsere Zwei-Klick-Strategie ist das Herzstück der Dokumentenlenkung. Auf dem Startbildschirm sehen Sie alle für Sie relevanten Gruppen. Mit einem Klick sehen Sie alle Dokumente der Gruppe, mit einem zweiten öffnet sich direkt das richtige Dokument.

Sofort alles im Blick

Sie arbeiten z.B. im Einkauf und möchten auf einen Blick alle Einkaufsleitfäden, Budgetplanungen oder Lieferanteninformationen abrufen? Kein Problem, ein Klick auf die Gruppe „Einkauf“ und alle passenden Dokumente werden sofort angezeigt.

„In welchem Ordner hatten wir das noch mal abgelegt?“

Schluss mit der Verwirrung! ONTIV Q.Doc hat keine klassische Orderstruktur, sondern verknüpft jede Datei mit beliebig vielen Arbeitsgruppen. Jedes Gruppenmitglied hat so stets die aktuelle Version zur Verfügung.

Möchten Sie Ihren Mitarbeitern Lust auf Dokumente machen?

Die Versionen im Vergleich

Die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse: ONTIV Q.Doc gibt es in drei Produktvarianten, die an verschiedene Anforderungen angepasst sind. Hier erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen:

Features Business Professional Enterprise
  • Volltextsuche
    Sparen Sie sich das Durchforsten von Ordnerstrukturen und finden Sie Dokumente, Kommentare und Prozesse mit unserer Volltextsuche blitzschnell wieder.
  • Mehrstufiger Freigabeprozess
    Für jedes Dokument können Sie beliebig viele Prüfer bestimmen und vor der Veröffentlichung bis zu drei Prüfinstanzen festlegen. So können Sie sicher sein, dass alle Informationen absolut korrekt sind.
  • Favoritenfunktion
    Haben Sie Dokumente, die Sie besonders häufig nutzen? Über unsere Linkboxen haben Sie sofortigen Zugriff auf Ihre Favoriten.
  • Versionsvergleich und PDF-Generierung
    Mit der automatisch erzeugten PDF-Version können verschiedene Revisionen und Versionen ganz einfach miteinander verglichen werden. Q.Doc hebt außerdem alle Änderungen optisch hervor.
  • Sicherheit
    Durch das einfache Management von Leserechten legen Sie genau fest, wer auf Ihre vertraulichen Dokumente zugreifen darf.
  • Automatische E-Mails
    Bei persönlichen Neuerungen werden Anwender zuverlässig per E-Mail informiert, z.B. wenn ein neues Dokument in Ihren Gruppen verfügbar ist, eine neue Aufgabe zugewiesen wurde oder Dokumente zur Prüfung vorgelegt wurden.
  • Gültigkeiten
    Legen Sie Gültigkeitszeiträume für Dokumente an, lassen sich diese rechtzeitig zur Prüfung vorlegen und verpassen Sie nie wieder eine Frist. Über Gültigkeitsreports können Sie genau erkennen, was zur Prüfung und Überarbeitung ansteht.
  • Intelligente Verknüpfungen
    Setzen Sie Dokumente in Beziehung und werden Sie benachrichtigt, wenn eine Änderung an einer verknüpften Datei erfolgt. Gibt es beispielsweise ein Dokument in mehreren Sprachen, werden automatisch die Übersetzer benachrichtigt, sobald in der Originaldatei etwas verändert wird.
  • Stellvertreter
    Warten Sie nie wieder vergeblich auf eine Freigabe, weil ein Prüfer gerade Urlaub hat oder kurzfristig erkrankt ist! Mit dem Stellvertretermanagement werden Anfragen automatisch weitergeleitet, wenn keine Reaktion erfolgt.
  • Mehrfachverknüfungen
    Ein Dokument kann mehreren Kategorien zugeordnet werden. So vermeiden Sie doppelte Dateien, Ihre Dokumente sind immer auf dem neuesten Stand und IMS wird zum Kinderspiel.
  • Verwaltung von Erstellerrechten
    Legen Sie an zentraler Stelle fest, wer wo etwas einstellen, verändern, herunterladen oder einsehen darf. Sensible Inhalte werden so zuverlässig vor unerlaubtem Druck oder Vervielfältigung geschützt.
  • LDAP Dynamic
    Erreichen Sie durch LDAP Dynamic einen permanenten Abgleich zwischen dem Active Directory und der Verwaltung von ONTIV-Q.Doc. So reduziert sich die die Administration und Pflege des Systems auf ein Minimum.
  • Multisystemfähigkeit
    Betreiben Sie mehrere Standorte getrennt voneinander auf einem gemeinsamen Server. So sehen Ihre Mitarbeiter nur die Informationen, die für Ihren Standort relevant sind.

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