Besprechungen strukturiert organisieren, verwalten und Serientermine automatisieren

Vereinfachen Sie die Planung und Durchführung Ihrer Meetings strukturiert mit ONTIV Meeting. Ihre Meetingprotokolle erfassen Sie schnell und einfach über Notizen und erstellen Meetingberichte automatisch auf Knopfdruck. Ein Meetingtimer und die automatisierte Verwaltung von Folgeterminen, das Hinterlegen von Maßnahmen und die Integration von MS Outlook & Office runden die Vereinfachung Ihrer Meeting-Organisation zukünftig ab.

  • Meetingprotokolle auf Knopfdruck

    Manuelles Erstellen von Meeting-Protokollen gehört der Vergangenheit an! Erfassen Sie zu einem Tagesordnungspunkt Notizen und lassen Sie diese auf Knopfdruck in ein automatisch erzeugtes Protokoll einfließen.

  • Virtuelle Meeting-Räume

    Übersichtlichkeit wird auch bei ONTIV Meeting groß geschrieben. Sie legen einen virtuellen Meeting-Raum an, in dem direkt die geplanten Teilnehmer, Tagesordnungspunkte und weitere Inhalte verknüpft werden können.

  • Strukturierter Ablauf durch Timer

    Die geschätzte Besprechungsdauer für Ihre Tagesordnungspunkte behält der Meeting-Timer während der Besprechung für Sie im Überblick, und erinnert Sie an einen strukturierten Ablauf.

  • Übersichtliche Aufgabensteuerung

    Arbeiten Sie Ihre Tagesordnungspunkte (TOPs) strukturiert ab. Alle Tagesordnungspunkte sind sofort im Blick und können beim Folgemeeting übernommen werden. Maßnahmen und Aufgaben werden schon während des Meetings verteilt und gelenkt.

  • Automatisierung von Serienterminen

    Die Einhaltung und manuelle Pflege von Serienterminen Ihrer Meetings ist zeitaufwändig und fehleranfällig. ONTIV Meeting erinnert Sie frühzeitig an Meetingtermine und führt die geplanten TOPs vor Augen.

  • Anbindung von MS Office / MS Outlook

    Durch eine Integrationsmöglichkeit von MS Outlook haben Sie direkten Zugriff auf Ihren MS Office-Kalender. Dadurch entfällt eine zeitraubende, manuelle Übertragung der Meeting-Termine.

ONTIV Meeting

Mit ONTIV Meeting behält man den Überblick im Meetingdschungel. Nichts ist lästiger, als das Erstellen von Meetingprotokollen und das Verwalten von Tagesordnungspunkten. Vor allem bei wiederkehrenden Regelmeetings ist die manuelle Pflege recht aufwändig. Hier schafft ONTIV Meeting Abhilfe und sorgt für einen reibungslosen Workflow. Von der Einladung, über die Planung/Durchführung bis hin zur Dokumentation/ Aufgabenverteilung greifen zahlreiche Automatismen und schaffen einen Überblick für alle Beteiligten. In Verbindung mit den weiteren Modulen aus der ONTIV Suite können auch diese direkt mit einem Tagesordnungspunkt (TOP) verknüpft werden. So kann ein Projekt mit all seinen Meilensteinen und Aufgaben aus dem Meeting heraus aufgerufen und ggf. bearbeitet werden.

Berichterstellung auf Knopfdruck

Kein lästiges Erstellen von händischen/manuellen Protokollen mehr. Zu einem TOP werden die Notizen direkt erfasst und fließen auf Knopfdruck in ein automatisch erzeugtes Protokoll mit ein. Welche Notizen mit aufgenommen werden, bestimmt der Anwender hierbei selbst. Werden Notizen/Kommentare zu einer Aufgabe unter einem TOP erfasst, so fließen diese ebenfalls automatisch mit in das Protokoll ein.

Übersichtliche Aufgabensteuerung und Planung

Tagesordnungspunkte (TOP) werden zu einem Meeting im Vorfeld angelegt und mit einer geschätzten Besprechungsdauer eingeplant. Durch das Abschließen eines TOP während eines Meetings behält man als Moderator leicht den Überblick, was bereits besprochen wurde. Offene TOPs können in ein Folgemeeting leicht übernommen werden. Auch können Aufgaben und weitere Elemente während eines Meetings angelegt und automatisch verteilt werden. Gleichzeitig werden diese Elemente in das Protokoll mit aufgenommen.

Besprechungen einfach organisieren

  • Zur Planung Ihres Meetings legen Sie unkompliziert einen virtuellen Meeting-Raum an, in welchem Sie direkt TOPs aus vorangegangenen Terminen verknüpfen können.

  • Befüllen Sie Ihr geplantes Meeting mit Inhalten wie Ihren Tagesordnungspunkten (TOPs) und weiteren Inhalten wie Dokumenten, Bildern oder geplanten Maßnahmen und verknüpfen Sie die Teilnehmer für die Besprechung.

  • Beginnen Sie Ihr Meeting und lassen Sie sich vom Meeting-Timer durch die TOPs führen. Der Timer ist für einen strukturierten Ablauf ein Hilfsmittel, welche Sie nicht mehr missen möchten.

  • Erfassen Sie bereits während des Meetings Notizen und werten Ihre Meetingergebnisse zu einzelnen besprochenen TOPs schon im laufenden Meeting übersichtlich aus. Sie können auch sofort Maßnahmen/Aufgaben hinterlegen, die sich aus Ihrem Gespräch ergeben haben.

  • Im Anschluss erstellen Sie automatisch auf Knopfdruck einen Protokollbericht. Werden Kommentare unter einem TOP erfasst, fließen diese auf Wunsch direkt mit in das Protokoll ein. Sind alle TOPs besprochen, schließen Sie das Meeting ab oder setzen Sie direkt einen Folgetermin an, der auf die bisherigen Besprechungs-ergebnisse aufbaut.

In Zusammenarbeit mit ONTIV Social
können Ihre Meetings noch mehr!

Anwendungsbeispiele:

Interne Meetings

Organisieren Sie
hausinterne Besprechungen und lassen Sie sich an
Termine erinnern

Projektmeetings

Zeitnahe Erinnerung an Termine mit Ihren Projektverantwortlichen sowie eine qualifizierte Auswertung

Audit-Meetings

In Ergänzung mit ONTIV Audit führen Sie strukturiert
Audit-Besprechungen zu
einem guten Ergebnis

Externe Meetings

Planen Sie Ihre Termine
außer Haus ebenso effizient
wie Ihre Meetings im
Unternehmen

Vorteile der ONTIV Suite

Ihr Organisations-Management immer im Blick

Die ONTIV Suite vereint Ihr gesamtes Organisations-Management in einer einzigen Software-Oberfläche. So haben Sie schnell und unkompliziert alle Informationen sowie Ihr benötigtes QM, BPM und CMS im Gesamtüberblick.

Zentrales Datenmanagement in virtuellen Räumen

Sie legen beliebige virtuelle Räume an, deren Zugriffsrechte und zugewiesene Aufgabenverteilung eindeutig geregelt werden kann. Verschiedene Möglichkeiten der Oberflächen-Darstellung, sei es als Listenansicht, Kanban oder Detailansicht, schneiden die Suite auf Ihre bevorzugte Optik zu.

Ihre individuelle ONTIV Suite

Neben den 3 vorkonfigurierten Modul-Paketen – ONTIV Business, ONTIV Health und ONTIV Rail, können Sie Ihre ONTIV Suite ganz einfach bedarfsgerecht aus der Basisversion ONTIV Social und weiteren ergänzbaren Modulen zusammenstellen. Ganz nach den Bedürfnissen Ihrer Unternehmensstruktur!

Kollaboratives Management

Die ONTIV Suite bietet mit einem firmeninternen Social-Netzwerk individuelle Einbindungsmöglichkeiten Ihrer Mitarbeiter in Unternehmensabläufe. Durch die gesamtheitliche Software-Lösung in nur einer Bedienoberfläche entstehen kurze Kommunikationswege, eine gesteigerte Motivation zur Zusammenarbeit, zeitnahe Feedbacks und eine höhere Maßnahmenakzeptanz. So schaffen Sie bei Ihren Mitarbeitern eine motivierende Arbeitsatmosphäre und eine deutlich höhere Leistungsbereitschaft sowie gesteigerte Innovationskraft.

Ressourcenschonende Abläufe

Die ONTIV Suite ermöglicht Ihnen, Ihr komplettes Organisations-Management ganzheitlich zu bewältigen. Es entfällt unnötige, konventionelle Bürokratie wie der Wechsel zwischen verschiedenen Programmen sowie die bisher oft übliche Zettelwirtschaft. Sie sparen nicht nur Ressourcen, sondern auch enorm viel Zeit.

Amortisierung in kürzester Zeit

Unter dem Motto „gemeinsam statt einsam“ bündelt die ONTIV Suite Ihre Organisations-Management-Themen in einer Software. Es entfallen Kommunikationshürden zwischen den unterschiedlichen Lösungen sowie ein ständiger Wechsel zwischen Softwareoberflächen. Ihr Wechsel zu der ONTIV Suite rentiert sich binnen kürzester Zeit.

Unser kostenloses Webinar

Unsere Mitarbeiter geben Ihnen gerne eine persönliche Einführung in die wichtigsten Funktionen unserer Software. Auf diese Weise können wir problemlos auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingehen und direkt auf Anfragen und Wünsche reagieren. Das Webinar ist völlig kostenlos und unverbindlich. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin! Teilen Sie uns Ihre Kontaktdaten und Terminwünsche mit und wir werden uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen, um eine passende Zeit für das Webinar zu finden.