Dokumentenlust, oder: Wenn das QM-Konzept nicht zur Umsetzung passt

Veränderte Regelungen, neue Anweisungen, ständige Eingriffe in den Arbeitsablauf: Viele Mitarbeiter nehmen das Qualitätsmanagement in ihrem Betrieb vor allem als lästige Pflicht wahr, die nur Arbeit verursacht und Abläufe kompliziert gestaltet. Wie soll man bei den ganzen Vorschriften noch finden, was man wirklich braucht? Ganz einfach: mit Dokumentenlenkung.

Zweckentfremdete Systeme

Bei unseren Projekten erleben wir es immer wieder: Um die Anforderungen für Qualitätsmanagement und Dokumentenlenkung irgendwie erfüllen zu können, werden vorhandene Systeme zweckentfremdet, um neuen Anforderungen gerecht zu werden. Leider übersieht man dabei oft, dass diese vorhandenen Systeme meist mit einer anderen, nicht zum QM passenden Philosophie entworfen wurden. Um Kosten und Aufwand für ein weiteres System zu sparen, wird wertvolles Potential verschenkt und Anwender sind frustriert von einer Software, die nicht für die neuen Aufgaben ausgelegt ist. Was bleibt, ist das Schimpfen über den Mehraufwand, den Qualitätsmanagement und Managementsysteme bereiten.

Und solange ein Großteil der Mitarbeiter dem QM ablehnend oder widerwillig entgegensteht, kann es nicht zu einer effektiven und gelungenen Integration in den Arbeitsalltag kommen. Um dies zu vermeiden, kann man einerseits Aufklärungsarbeit über Gründe und Nutzen von QM-Maßnahmen betreiben und andererseits dafür sorgen, dass die verwendete Software möglichst anwenderfreundlich ist.

Warum eigentlich Qualitätsmanagement?

Oft ist vielen Mitarbeitern der Sinn des Qualitätsmanagements nicht bewusst: QM ist keine lästige Pflicht, die vom Gesetzgeber oder vom Management gefordert wird und an den Mitarbeitern hängen bleibt. Es ist eine Chance.

Eine Chance, …

  • … Abläufe runder und einfacher für alle zu gestalten
  • … Konflikte zu entschärfen, bevor Sie entstehen
  • … das Unternehmen abzusichern und so einen sicheren Arbeitsplatz für alle zu schaffen
  • … die Mitarbeiter bei Reklamationen und Nachfragen zu schützen
  • … Vertrauen zu schaffen
  • … Prozesse und Zusammenhänge transparenter zu machen
  • … mit der Einsparung von Kosten die Zukunft des Betriebs zu sichern

Aber ein QM-Konzept kann noch so ausgeklügelt und sinnvoll sein oder die Belegschaft bei der täglichen Arbeit unterstützen: Wenn die Umsetzung nicht optimal gelöst ist, überträgt sich der Frust über die fehlende Anwenderfreundlichkeit eines Computersystems auf das gesamte Qualitätsmanagement. Mitarbeiter ärgern sich über die Qualitätsmanager, die ihnen das eingebrockt haben und Qualitätsmanager ärgern sich über Mitarbeiter, die die Vorgaben gar nicht oder nicht korrekt umsetzten. Ein Konflikt ist vorprogrammiert.

Die Lösung: Stellen Sie den entsprechenden Mitarbeitern die benötigten Daten zur Verfügung, bevor der Suchfrust überhaupt aufkommt. Und zwar mit einem System zur Dokumentenlenkung, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Dokumente lenken statt suchen

Mit unserer Dokumentenlenkung ONTIV Q.Doc können Sie Inhalte zielgerichtet auf einzelne Arbeitsplätze oder Tätigkeitsbereiche verteilen und so ganz leicht enorme Effekte erzielen. Mit nur wenigen Klicks erhalten Ihre Anwender so alle Dokumente, Informationen, Vorlagen und sonstigen Dokumente, die sie für Ihre tägliche Arbeit brauchen. Ganz ohne Suchen und mit nur zwei Klicks!

Direkt auf der Startseite von Q.Doc gelangen Sie auf die Gruppenansicht. Hier sind alle Dokumente für einen Arbeitsbereich zusammengelegt.

Ein Vertriebsmitarbeiter klickt einmal auf seinen Arbeitsbereich „Vertrieb“ und hat sofort alle aktuellen Einkaufsleitfäden, Verkaufsargumente oder sonstigen Dokumente zur Verfügung.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Gruppen natürlich Ihren Bedürfnissen anpassen und völlig anders definieren, z.B. nach verschiedenen Maschinentypen oder Produktlinien:

Sie können auch einen anderen Weg gehen, nach Dokumententypen filtern und sich so ganz schnell z.B. alle verfügbaren Spezifikationen oder Anweisungen anzeigen lassen.

Diese Grundsystematik lässt sich ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen anpassen. Wir sind gespannt, wie Sie ONTIV Q.Doc für sich nutzen können!

Schneller Zugriff auf die wichtigsten Dokumente

Falls Sie einige Dokumente haben, die Sie immer wieder brauchen, kann es sogar noch schneller gehen: In Q.Doc steht Ihnen Ihre Linkbox immer zur Verfügung, in der Sie Ihre persönlichen Favoriten ablegen können.

Oder Sie können Ihre wichtigsten Dokumente auch außerhalb der ONTIV Suite verwalten: Jedes Q.Doc-Dokument ist mit einem Permalink versehen, den Sie als Lesezeichen im Browser speichern oder direkt auf dem Desktop ablegen können. So können Sie nicht nur mit einem einzigen Klick immer die neueste Version aufrufen, sondern über den Permalink auch ganz einfach Kollegen den Weg zum richtigen Dokument weisen.

Es gibt viele Wege zum Ziel. Suchen Sie sich den aus, der am besten zu Ihnen passt!

Überzeugen Sie sich selbst!

Probieren Sie es doch gleich einmal aus: In nur wenigen Minuten erhalten Sie Zugang zu unserer kostenlosen und unverbindlichen Demo.

Oder wünschen Sie lieber eine persönliche Einführung? Unsere Experten stellen Ihnen gerne ganz individuell alle Funktionen in einem kostenlosen, unverbindlichen Webinar vor. Vereinbaren Sie doch gleich einen Termin!

Überzeugen Sie sich von der Leistungsfähigkeit von ONTIV Q.Doc. – ihre Anwender werden es Ihnen danken!

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