Hohe Akzeptanz durch Anwenderfreundlichkeit

Hohe Akzeptanz durch Anwenderfreundlichkeit

Mit ONTIV-Q.Doc organisieren Sie Vorgabendokumente und Dateien aller Art. Die Erstellung erfolgt in bekannten Programmen wie MS Word; anschließend werden Inhalte auf einfache Art und Weise in die Software integriert. Jeder Anwender der Lösung greift auf eine individuelle Startseite zu, die nur für ihn relevante Inhalte listet. Die manuelle Filterung großer Dateimengen entfällt bei der Dokumentenlenkung 4.0, die ONTIV-Q.Doc ermöglicht. Sämtliche wichtigen Dokumente sind auf einen Blick einsehbar. Dadurch wird die Dokumentenlenkung so einfach wie noch nie!

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2-Klick-Strategie: Reduzierung von Suchzeiten

2-Klick-Strategie: Reduzierung von Suchzeiten

Schnell zum gesuchten Dokument gelangen Sie durch die 2-Klick-Strategie von ONTIV-Q.Doc. Diese besagt, dass Anwender mit nur zwei Mausklicks ihre gesuchten Dokumente auffinden können. Der erste Klick öffnet z.B. eine Gruppe, in welcher sowohl der Anwender Mitglied, als auch das jeweilige Dokument hinterlegt ist. Der zweite Klick gewährt sofortigen Zugriff auf die gewünschte Datei. Such- und Filterarbeiten werden dadurch minimiert.

Intelligente Links: Automatisch aktuell

Intelligente Links: Automatisch aktuell

Einmal gesetzt, stets aktuell: Das zeichnet einen Permalink in ONTIV-Q.Doc aus. Dieser ist hier mehr als nur eine simple Verknüpfung. Die automatische Aktualisierung geänderter Verknüpfungen hält Ihre Dokumentation ohne zeitaufwändige Anpassung immer auf dem neuesten Stand. Wird eine verlinkte Datei überarbeitet, bleibt die Verbindung dennoch bestehen. Durch praktische Automatismen im Hintergrund werden „leere“ Links ausgeschlossen. Das spart viel Zeit und schafft Sicherheit.

 

  • Was macht ONTIV-Q.Doc besonders?

    Warum ONTIV-Q.Doc Ihre perfekte Lösung ist? Die benutzerfreundliche Anwendung der Software minimiert Ihre dokumentationsbezogenen Sucharbeiten. Schon bei der Anmeldung werden alle Inhalte übersichtlich gelistet. Daher erhalten Sie zeitnah ein strukturiertes Dokumentenmanagement; individuell für jeden Anwender. Klicken Sie links auf einen der Unterpunkte, um mehr zu erfahren!

  • Vorgabendokumente

    Jedes Vorgabendokument kann zum Fall für Q.Doc werden – ob QM-Dokumentation oder technische Spezifikation. Arbeitsanweisungen und Checklisten können ebenso integriert werden wie z.B. Montage-Anleitungen.

  • Gezielte Verteilung

    Lenken Sie Dokumente arbeitsplatz- und standortbezogen, filtern Sie nach Organisationseinheiten und Tätigkeitsbereichen. Diese klare Zuteilung spart Suchzeiten und sorgt dadurch für eine hohe Mitarbeiter-Akzeptanz. Jeder Mitarbeiter weiß, welche Dokumente ihn betreffen und welche Arbeiten nötig sind.

  • Zielgerichtet und punktgenau

    ONTIV-Q.Doc übernimmt vielerlei Aufgaben. Automatische Benachrichtigungen erreichen die Anwender z.B. bei einer neuen Dokumentenprüfung; auch die Wiedervorlage von Dokumenten ist nach einem bestimmten Zeitraum möglich. Anwender werden informiert, wenn Sie an der Reihe sind und auch nur mit den notwendigsten Informationen.

  • Integriertes Managementsystem

    Bilden Sie mit ONTIV-Q.Doc ein integriertes System für Ihr Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheitsmanagement, Umweltmanagement oder auch Energiemanagement ab. Hierbei können Sie normunabhängig agieren: Unsere Software ist an keine spezielle Norm gebunden und kann daher beliebig aufgebaut werden.

    Hier ein Auszug der Managementsysteme, die unsere Kunden mit ONTIV-Q.Doc inhaltlich verwalten: DIN EN ISO 9001:2008, DIN EN ISO 9001:2015, TS 16949, EMAS, ISO 14001, EN ISO 50001, usw.

 

  • Jede der Versionen ist an verschiedene Anforderungen angepasst und bietet somit unterschiedlich viele Möglichkeiten und Features. Überzeugen Sie selbst über das Leistungsspektrum, indem Sie über die Tabs sich die unterschiedlichen ONTIV-Q.Doc Versionen anzeigen lassen.

    Gerne beraten wir Sie bezüglich einer Versionswahl, um Ihren persönlichen Bedürfnissen bestmöglich gerecht zu werden!

    Mit jeder Version ein runder Arbeitsablauf

    Mit jeder Version ein runder Arbeitsablauf

    • 1. Anforderung: Ihr Anwender benötigt ein neues Dokument.

    • 2. Dokument aus Vorlage: Mithilfe einer Dokumentenvorlage wird ein einheitliches Erscheinungsbild von Dokumenten ermöglicht.

    • 3. Prüfung: Der Prüfprozess kann bis zu 3 Stufen mit beliebig vielen Prüfern beinhalten. Dies ist pro Dokument wählbar.

    • 4. Anwender bestätigt: Sobald ein Dokument veröffentlicht und von einem Anwender gelesen wurde, kann dieser die Kenntnisnahme darüber per Mausklick bestätigen.

    • 5. Gültigkeit überwachen: Automatisch werden die Gültigkeiten eines Dokuments überwacht. Rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit wird den Gültigkeitsprüfern das Dokument zur Prüfung vorgelegt. (ONTIV-Q.Doc Professional)

  • ONTIV-Q.Doc Business: Die Highlights


    Einfacher Zugang

    Einfacher Zugang

    ONTIV-Q.Doc ist zukunftsweisend und webbasiert. Sie und Ihre Anwender können offline oder online arbeiten sowie z.B. Kunden, Partner und Lieferanten bei Bedarf in die Arbeit mit ONTIV-Q.Doc einbinden. ONTIV-Q.Doc Business bildet die Basis für mehr Produktivität und Mitarbeitermotivation in Ihrem Hause.

    Funktionalität

    Funktionalität

    Profitieren Sie von vielen, praktischen Funktionen wie z.B. integrierbaren Vorlagen, personalisierten Ansichten und Aufgaben, Gruppen- und Kategorienzuordnungen, intelligenten Verlinkungen, Schnellzugriffsfunktion, einer optimalen Struktur sowie Automatismen und Erinnerungen.

    Gezielt arbeiten

    Gezielt arbeiten

    Genießen Sie dank ONTIV-Q.Doc eine Arbeitserleichterung, die Sie nicht mehr missen wollen! Arbeiten Sie in Ihrer gewohnten MS Office Umgebung. ONTIV-Q.Doc ermöglicht es Ihnen! Lassen Sie Mitarbeitern Ihre Dokumente gezielt zukommen – zumindest jenen, denen Sie das entsprechende Leserecht erteilt haben.



    ONTIV-Q.Doc Business: Die Funktionen auf einen Blick

    Arbeitsplatzbezogene Verteilung

    Die persönlichen Inhalte eines Anwenders werden auf seiner Startseite übersichtlich angezeigt.

    Mehrstufiger Freigabeprozess

    Ein Dokument durchläuft bis zu drei Prüfinstanzen vor seiner Veröffentlichung, Anzahl der Prüfer unbegrenzt.

    Schnellzugriffe

    Dokumententypen und Gruppen sind per Schnellzugriffsfunktion sofort verfügbar.

    Favoritenfunktion

    Häufig benötigte Dokumente können als persönliche Favoriten markiert werden.

    Integration von Vorlagen

    Format- und Dokumentvorlagen können in ONTIV-Q.Doc integriert werden.

    MS-Office Integration

    ONTIV-Q.Doc integriert sich direkt in Ihre MS-Office-Programme wie Word und Excel.

    PDF-Generierung

    Aus den Dokumenten entsteht serverseitig automatisch eine PDF-Version.

    Integriertes Nachrichtensystem

    Nachrichten können innerhalb eines Dokuments direkt an die Ersteller versendet werden.

    Anwenderrollen

    Unterschiedliche Anwenderrollen, vom Ersteller bis zum Prüfer, stehen zur Auswahl.

    Sicherheit

    Durch die individuelle Vergabe von Leserechten werden Inhalte vor unbefugten Zugriff geschützt.

    Automatische E-Mails

    Bei persönlichen Neuerungen, z.B. Aufgaben, wird ein Anwender zuverlässig informiert.
  • ONTIV-Q.Doc Professional: Die Highlights

    Beinhaltet die Funktionen von ONTIV-Q.Doc Business und weitere:


    Gültigkeiten

    Gültigkeiten

    Legen Sie Gültigkeitszeiträume für Dokumente an und lassen sich diese rechtzeitig zur Prüfung vorlegen. So werden Sie z.B. an auslaufende Verträge erinnert. Gültigkeitsreports zeigen Ihnen, was zur Prüfung und Überarbeitung ansteht.

    Verknüpfungen

    Verknüpfungen

    Setzen Sie Dokumente in Beziehung und erhalten Sie hierdurch einen schnellen Zugriff auf Ihre verknüpften Dokumente und Dateien. Auch können Sie ein Dokument mehreren Kategorien hinterlegen (z.B. für ein IMS), wobei Sie trotzdem immer nur einmal den Inhalt des Dokuments pflegen müssen.

    Stellvertreter

    Stellvertreter

    Urlaubs- und krankheitsbedingte Ausfälle kann es immer geben. Mit dem Stellvertretermanagement ist dies kein Problem mehr, da auch Stellvertreter Prüfungen von Dateien und Dokumenten übernehmen können. Verzögerungen im Arbeits- und Prüfablauf werden somit verhindert.



    ONTIV-Q.Doc Professional: Die Funktionen auf einen Blick

    Integrierte Wiedervorlage (Gültigkeiten)

    Dokumente, deren Gültigkeitszeitraum abzulaufen droht, werden rechtzeitig zur erneuten Prüfung vorgelegt.

    Gültigkeitsreports


    Gültigkeitsreports lassen auf einen Blick erkennen, welche Dokumente zur Prüfung und Überarbeitung ausstehen.

    Praktische Dokumentenverknüpfungen

    Dokumente können bequem miteinander verknüpft werden, wobei eine Wechselwirkung besteht.

    Aufrufstatistiken

    Zu jedem Dokument sehen Sie, wie häufig es verwendet wird. Spüren Sie auch so Ihre wenig genutzten Inhalte auf.

    Vorgefertigte Anwenderprofile

    Mehrere Anwender können in einem Profil zusammengefasst werden.

    Stellvertretermanagement

    Für Prüfer kann ein Stellvertreter gewählt werden, der bei Abwesenheit die Prüfung vollziehen kann.

    Shape-Verlinkungen

    MS-Visio Shapes mit Verlinkungen werden automatisch hervorgehoben.

    Multikategorien

    Ein Dokument kann mehreren Kategorien (z.B. Managementsystemen) zugeordnet werden.
  • ONTIV-Q.Doc Enterprise: Die Highlights

    Beinhaltet die Funktionen von ONTIV-Q.Doc Professional und weitere:


    Erweiterte Rechte

    Erweiterte Rechte

    An zentraler Stelle wird festgelegt, wer was wo einstellen darf. Durch einstellbare Druckrechte lässt sich steuern, wer welche Dokumente drucken darf. Sensible Inhalte erhalten somit einen guten Schutz vor Druck oder Vervielfältigung.

    LDAP Dynamic

    LDAP Dynamic

    Durch LDAP Dynamic erhält man einen permanenten Abgleich zwischen dem Active Directory und der Verwaltung von ONTIV-Q.Doc. Die Administration und Pflege des Systems reduziert sich hierdurch auf ein Minimum.

    Multisysteme

    Multisysteme

    Es können mehrere Systeme, deren Standorte getrennt sind, auf einem gemeinsamen Server betrieben werden. Ein solches Multisystem ist nur mit der Enterprise-Version möglich. Einfache Mehrstandortlösungen können mit jeder ONTIV-Q.Doc Version betrieben werden.



    ONTIV-Q.Doc Enterprise: Die Funktionen auf einen Blick

    Erstellerrechte einstellbar

    Ersteller erhalten gezielte Rechte für die Bereiche „Kategorien“, „Gruppen“ und „Dokumententypen“.

    Druckrechte einstellbar

    Anwender erhalten gezielte Druckrechte für die Bereiche „Kategorien“, „Gruppen“ und „Dokumententypen“.

    LDAP Dynamic

    Ein automatischer Abgleich zwischen dem Active Directory und ONTIV-Q.Doc sorgt für die ständige Aktualisierung der Anwenderdaten.

    Multisystemfähigkeit

    Mehrere ONTIV-Q.Doc-Systeme können auf ein und demselben Server betrieben werden (für getrennte Standorte / Business Units).

Anschrift

ONTIV GmbH
Sandstr. 53
57072 Siegen
kontakt@ontiv.com
 
Kontaktformular

Kontakt

Tel: +49 271 – 22 19 10
Fax: +49 271 – 22 19 19
 
Montags bis freitags
9:00 Uhr – 12:30 Uhr
13:00 Uhr – 17:00 Uhr

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